如何整理档案(档案管理的步骤)
档案管理条例
一、目地
为正规企业档案管理方面，确保档案文件的追朔性，特制订本方法。
二、范畴
企业建册范畴明确为：
1、设立公司、变动的申请办理、审核、备案及其停止、散伙后结算等领域的文件材百思特网料；
2、会计、财务会计以及管理工作的文件材料；
3、劳动者报酬、人事部门、法务管理工作的文件材料；
4、运营管理水平的文件材料；
5、生产工艺管理工作的文件材料；
6、商品生产制造、可以耗费、生产安全层面的文件材料；
7、仪器设备、机器设备领域的文件材料；
8、科学研究、引进技术、出让问题的材料；
9、培训教育层面的文件材料；
之上文件材料包含决定、决策、规章、管理制度等法律性文件，各种大会文件、关键纪录、工作规划、工作计划和工作汇报。
三、档案管理机制
1、企业档案工作中，要推行集中化与分散化管理方法结合的体系。由行政人事承担行为主体档案的管理方法，并对别的职能部门的档案管理方面开展监督和具体指导。行政人事可开设专业档案室，配置专了、做兼职行政经理主抓企业行为主体档案工作中。
2、依据相关档案政策法规要求精神实质，各单位产生的文件材料正常情况下由本单位承担立卷和归档，并按时向企业档案单位转交存放。
3、企业应该有仓库或场所和必要性的设备及维护机器设备存放档案，保证档案的安全性。暂不具有档案案安全性存放标准时，要授权委托相关档案单位委托存放。
四、档案管理方面
1、档案材料的搜集：
- 创建、完善立卷归档规章制度，建立归档范畴、归档時间、存放限期；
- 对遗缺不全的档案，采用各种对策，积极主动搜集齐备；
- 立即催申请办理结束的文件上缴回收利用，在第二年查验齐备后梳理立卷归档。
2、档案的归档、立卷与管理方法。
- 区别全宗，明确立档企业。
- 归类。根据档案来源于、時间、题型、內容、字母顺序分为多个层级和类型。
- 归档前将材料归类，排序置放在待办事项卷宗内。
- 案件材料排序。立卷按永久性、长期性、短期内各自出题，卷内文件把文章正文、底稿、配件请示报告和审批放到一起，定编案卷目录和案内文件目录，并打印出四至五份。
- 梳理案件材料，使之薄厚适合，操纵在1cm至2cm中间，材料太窄应加衬边；材料过宽应伸缩齐整；笔迹难分辨的，需附抄件；以每一案件材料摆正撰写文章标题。
- 对全部企业档案系统排列，明确存放限期，定编档案文件目录（信用卡），按一定顺序排序和储放。
- 每一年对档案开展一次清除。
3、档案的存放：
- 避免档案的毁坏，增加档案的使用寿命，维护保养档案的安全性；
- 设立公司专业地址或专用型仓库或专用型文件库储存档案；
- 搞好档案室的防盜、防潮渍、防水、防蛀蛀、防污、防虫鼠、防高溫、防强光照等工作中，窗门应牢固坚固。
4、档案的评定：
- 从档案的內容、来源于、時间、靠谱水平、名字等层面辨别档案的使用价值。
- 明确各种档案的中管期限表。在其中会计档案见会计档案储存期限表。
- 企业档案存放限期分永久性、长期性、短期内三种。处于二种存放限期的，存放限期从长。
5、档案的消毁：
- 对已无效的档案，用心评定，定编消毁清册，该清册保存起来；
- 申请办理消毁办理手续，经股东会或经理准许，方能消毁；
- 消毁时要有二人之上监销，关在清册上签名。
6、档案借阅、运用工作中
- 凡需应用档案者，均须填好文件调取单，根据调取管理权限和档案密级，经各个领百思特网导审签后才能调取
- 案件材料一般仅作在档案室阅看，立卷的文件、材料可借出。借出的须申请办理登记。
- 借阅限期不可超出一星期（如三个礼拜），期满偿还；如需再借，应申请办理续借手续。
- 借阅档案者应爱惜档案，保证档案的一致性百思特网，不可私自修改、勾勒、裁剪、提取、拆开或毁损。借阅档案交回时，须当众查询清晰，如发觉丢失或毁坏，应立即汇报管理领导干部。
- 外企业借阅档案，应拥有介绍信，经负责人准许后可借阅，且不可看押档案室。其抄摘內容也须经理允许且审批后才可带出。
- 企业内档案运用的形式有：
1).给予档案正本；
2).给予档案影印件；
3).给予参考文献数据库索引材料。
- 档案管理方法单位应积极向各单位、职工给予企业档案编研数据服务，关键层面为现行政策信息内容、信息管理、商品信息、专题技术信息内容等。
五、附录
1、行政人事承担本方式的拟定、制订、表述、改动、废除等工作中。
2、本方式自公布之日起逐渐执行。